L’onboarding des alternants : comment bien les intégrer ?

En 2022, le gouvernement recensait 837 000 alternants, soit 14% de plus qu’en 2021 et 51% de plus qu’en 2020 : ces chiffres révèlent l’enjeu majeur que représente ce type de formation pour les entreprises, les écoles et les étudiants, aussi bien en termes de gestion que d’intégration ou encore de fidélisation.

Voici, rapidement, une liste non exhaustive des avantages de l’alternance :

• levier d’inclusion et d’intégration des jeunes dans le monde professionnel,
• outil favorisant l’emploi et l’embauche durable,
• apprentissage complet et concret de métiers spécifiques,
• possibilité de découvrir en profondeur différents secteurs.

1. Trouvez votre perle rare

Pour bien commencer, il faut que votre volonté d’accueillir des alternants dans votre structure soit basée sur un véritable besoin et sur une envie de transmettre vos compétences à de jeunes apprenants.

C’est cela la véritable différence entre un contrat d’apprentissage / contrat de professionnalisation et un salarié : l’apprenti doit apprendre son métier. Cela nécessite un accompagnement poussé. Pour simple rappel, vous ne pouvez pas demander à un alternant d’être aussi rapide et efficace qu’un salarié expert dans son domaine. Sans oublier la formation en alternance qui impose de s’éloigner de l’entreprise quelques jours par semaine.

2. Facilitez l'échange des flux documentaires RH

Au delà de l'alternance, la collecte des données, la multiplication des canaux d'échanges, la signature du contrat sont des freins. De plus, la complexité du contrat d'alternance avec ses nombreuses règles demande une anticipation plus grande que pour le contrat d'un salarié classique. 

Ici, avec Cosmo RH, on collecte, centralise et vérifie les données et documents consenties au partage par l'alternant avec l'équipe RH. L'interminable échanges d'emails et la course à l'information manquante ne sont qu'un lointain souvenir.

La complétude et la validation des formulaires relatifs à l'alternance comme le CERFA ou encore le contrat sont également gérés par notre plateforme RH grâce à nos fonctionnalités de génération de documents, de consultation, validation et signature électronique intégrant toutes les parties prenantes (organismes types école, CCI, OPCO...)

3. N’oubliez pas le pre-onboarding

Pour bien accueillir le nouvel alternant, prenez le temps de l'intégrer avant même son arrivée dans les locaux.

La première étape que vous devez avoir en tête, c'est de fournir toutes les informations facilitant son intégration avant son Jour J. Par exemple, il est intéressant pour votre futur alternant d'obtenir un organigramme de l'organisation qu'il s'apprête à rejoindre, les chartes éthique et informatique, les avantages (tickets restaurant, remboursement transports...). Cette tâche peut sembler être une formalité, mais si vous prenez le temps de bien faire les choses, vous pourriez transformer cette étape en souvenir positif pour votre alternant.

De plus, il est important de préparer son bureau et ses besoins en matériel informatique avec son ordinateur, son éventuel téléphone, sa boîte mail... Tous ces éléments sont indispensables pour lui permettre de savoir où et comment travailler. 

Bonus !  En agissant ainsi, vous indiquez clairement que vous êtes content de le recevoir et que vous l'accueillez dans l'entreprise avec enthousiasme. Un bon point pour ces prochains mois de collaboration !

4. Jour J : Laissez le temps d'embarquer

Le pre-onboarding a pour but de casser ce temps d'accueil trop rapide. L'idée est de placer les premiers instants de l'alternant dans l'entreprise sous le thème de l'accompagnement. 

Pourquoi ne pas prévoir en amont et en lien avec l'équipe un temps d'accueil tel qu'un petit-déjeuner ? Cela permettrait à votre alternant de vivre une première heure en douceur et en commençant par la découverte de chacun. 

Laissez le temps à l'alternant.e de découvrir l'entreprise, qui la compose et quelle est l'esprit d'équipe. C'est la deuxième action que vous pouvez mettre en place pour créer un sentiment d'appartenance fort. Ce type d'onboarding plus empathique que le pur accueil administratif a un réel impact sur l'engagement du salarié.

 5. Pensez à faire un suivi 

Mettre en place un suivi régulier dès le départ vous aide à développer de bonnes habitudes pour suivre et soutenir les élèves qui travaillent dur. Ce nouveau membre de l'équipe fera partie de l'entreprise en un rien de temps. Il doit aussi se rappeler qu'il est là pour apprendre.

Par exemple, à la fin du premier jour, puis dans la première semaine. L'idée ici est d'en savoir plus sur ce que ressent un étudiant qui travaille, sur ce qu'il ressent et d'être capable d'initier le dialogue qui est essentiel pour établir la confiance.