Le pré-onboarding et l'onboarding sont deux moments clés dans le processus de recrutement et d'intégration des nouveaux employés. Voici quelques points pour éclairer votre lanterne sur l'utilité de chacune de ces étapes essentielles et complémentaires. 
Le pré-onboarding : le before !
Le pré-onboarding, ou la première phase d'intégration, désigne toutes les actions à mener auprès du futur collaborateur avant son premier jour de travail au sein de l'entreprise. Il s'agit généralement de la période entre l'offre d'emploi et le début du travail. Le pré-onboarding peut notamment inclure :
1. La collecte des données du futur salarié
Une fois le processus de recrutement terminé, la première étape de l'équipe RH est de collecter l'ensemble des données du futur collaborateur pour préparer son arrivée prochaine. Les données collectées peuvent inclure des informations personnelles telles que le nom, l'adresse, les coordonnées, l'historique professionnel, les qualifications et les références. Il est important de noter que la collecte, l'utilisation et le stockage de ces données doivent être conformes aux lois et règlementations en vigueur en matière de protection de la vie privée.
2. La signature du contrat de travail
De manière physique ou électronique, la signature d'un contrat de travail est un processus formel par lequel un employeur et un employé conviennent des termes et conditions de l'emploi. Le contrat de travail est un document juridique qui définit les obligations et les responsabilités de chaque partie. Il peut inclure des informations telles que les détails de l'emploi, la rémunération, les avantages sociaux, les heures de travail, les vacances, les modalités de résiliation, les politiques de l'entreprise et les procédures de règlement des conflits. Il est important que les deux parties prennent le temps de lire attentivement et de comprendre les termes du contrat avant de le signer.
3. La préparation du poste de travail
La préparation en amont d'un poste de travail consiste à s'assurer que tout ce qui est nécessaire pour le nouvel employé sera prêt lors du jour J. En général, l'équipe RH s'assure d'attribuer un matricule au nouvel arrivant, de lui fournir les accès nécessaires (code, badge...), proposer le type matériel désiré (PC, MAC...), et de considérer les besoins propres à chacun (téléphone professionnel, voiture de fonction).
4. La documentation sur l'histoire et valeurs de l'entreprise
La documentation sur l'histoire et les valeurs de l'entreprise est importante pour permettre aux nouveaux employés de comprendre le contexte dans lequel ils arrivent. Elle peut inclure des informations telles que : l'histoire de l'entreprise, les valeurs fondamentales, mission et les objectifs, les produits et services proposés, des informations financières et des informations sur les parties prenantes.
5. La documentation sur la mutuelle de l'entreprise
Il est important de mettre à disposition de tous les employés une documentation sur la mutuelle d'entreprise pour qu'ils puissent comprendre les avantages proposés et les utiliser efficacement. Il est également important de mettre à jour régulièrement cette documentation pour s'assurer qu'elle reflète les dernières informations et les dernières évolutions de la mutuelle.
L'onboarding : the show must go on !
L'onboarding, c'est la seconde phase ! Et elle désigne toutes les actions et activités qui ont lieu pendant la première semaine ou les premiers mois de travail d'un nouvel employé. L'onboarding peut inclure :
1. La présentation de l'entreprise et de ses valeurs
La présentation de l'entreprise et de ses valeurs est un processus par lequel les employeurs communiquent aux employés les informations clés sur l'entreprise et les principes qui la guident. Cela peut se faire de différentes manières, mais généralement elle est effectuée lors des premiers jours d'intégration des nouveaux employés. Il est également important de maintenir cette présentation à jour régulièrement pour refléter les dernières évolutions de l'entreprise.
2. Le mentor ou parrain
La mise en place d'un mentor ou d'un parrain pour aider le nouvel employé à s'intégrer dans l'entreprise est une pratique courante dans de nombreuses entreprises. Un mentor est un employé expérimenté qui guide et conseille le nouvel employé dans ses premiers jours et ses premières semaines dans l'entreprise.
3. Les outils et des logiciels
La présentation de ces derniers est primordiale lors de l'arrivée d'un nouveau collaborateur. Celle-ci doit permettre aux employés de comprendre et de prendre en main les outils et les logiciels qu'ils devront utiliser dans leur travail quotidien.
4. Le feedback
Le feedback est important car il permet aux employés de savoir comment ils évoluent dans leurs missions. Il peut également aider à renforcer les comportements positifs et à corriger les comportements négatifs. Il est important pour les employeurs de fournir un feedback régulier et constructif pour aider les employés à évoluer dans leur travail et à atteindre leurs objectifs professionnels.
En somme, le pré-onboarding concerne les activités qui ont lieu avant le début du travail d'un nouvel employé, tandis que l'onboarding concerne les activités qui ont lieu pendant la première semaine ou les premiers mois de travail. Les deux étapes sont essentielles pour aider les nouveaux employés à s'intégrer rapidement et efficacement dans l'entreprise.
