Pourquoi la signature électronique est-elle utile pour les documents RH ?

La signature électronique garantit qu’un document dématérialisé signé est valable légalement. Elle est donc très importante, notamment pour les contrats et autres documents RH. Plongez au cœur de la signature du futur !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ? 

Revenons en aux bases ! En droit civil, une signature électronique équivaut à une signature manuscrite sur un document électronique. Juridiquement, les signatures électroniques ont la même valeur que les signatures physiques.

Notez qu'il ne s'agit pas d'un simple scan d'une signature manuscrite. Le processus de signature électronique a un cadre juridique très strict destiné à protéger toute partie, individu ou entreprise.

Pour appliquer une signature électronique, vous avez besoin d'un certificat numérique qui prend en charge la signature. Ce certificat numérique équivaut à une carte d'identité numérique. Émis par un tiers de confiance type PSCo (fournisseur de services de confiance).

A quoi sert une signature électronique ?

La signature électronique garantit deux choses :

• L'identité du signataire, car elle ne peut, en principe, être falsifiée. Le certificat de signature est généralement remis à son porteur en tête à tête avec vérification d'identité.
• L’intégrité des documents signés. Ces derniers ne peuvent pas être modifiés une fois la signature apposée, toute modification étant alors tracée.

Signature électronique : comment ça marche ? 

Pour signer électroniquement des documents, une entreprise doit disposer d'un CSE (certificat de signature électronique) délivré par une autorité de certification électronique.

Les certificats sont généralement valides pendant 1 à 3 ans. Les CSE doivent se conformer au règlement 910/2014, dit règlement eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Les signatures électroniques sont très simples pour les utilisateurs individuels. Tout ce dont il a besoin, c'est d'un ordinateur ou d'un smartphone et d'une connexion Internet.

L'obtention du consentement, appelée « consentement éclairé », est le processus par lequel PSCo (Trust Service Provider) confirme que vous avez lu le contenu du document que vous signez. Les signataires doivent s'authentifier à l'aide d'un code envoyé par SMS. Ces étapes sont essentielles car l'authentification n'est pas possible sans elles. Ce type de numérisation permet d'éviter la fraude car le document signé vous est envoyé par e-mail une fois le processus de signature électronique terminé.

A quoi sert la signature électronique dans les services RH?

Pour signer n’importe quel document

Une signature électronique permet de signer tous types de documents dans le cadre de la relation bipartite entre l’entreprise et le salarié :

• Contrat de travail
• Chartes informatique et RSE
  
• Promesse d’embauche
• Avenants au contrat de travail
  

Son avantage est qu’elle permet de signer à tout moment des documents à distance. Nul besoin que les deux parties soient présentes physiquement pour apposer leur signature manuellement ! 

La procédure de signature électronique des contrats de travail avec Cosmo

Si vous utilisez une plateforme de gestion de flux réglementaires RH comme Cosmo, vous pouvez proposer à vos collaborateurs la signature électronique de leur contrat de travail via notre partenaire Yousign.

Voici les étapes à suivre pour signer un contrat de manière électronique :

1. Réception d’un e-mail de notification
2. Cliquer sur le lien de redirection vers Yousign
3. Le contrat s'affiche en PDF. Il faut alors le faire défiler jusqu'à la page finale pour faire apparaître le bouton « Signer ». 
4. Cliquer sur « Signer ».
5. Un SMS comprenant un code à usage unique est alors envoyé. Il doit être rentré dans l’interface.  
6. Le contrat est alors signé et l’équipe RH est notifiée !

Pour les utilisateurs, la signature électronique, c’est extrêmement simple, transparent et rapide. Pour vous, collaborateurs RH, vous obtenez une vision très claire de l'état d'avancée des demandes de signature de vos documents.